Co to jest Wydarzenie Mega?
Prosta odpowiedź brzmi: to takie Wydarzenie, w którym uczestniczy dużo osób. Przyjęto, że liczba uczestników powinna wynosić co najmniej 500.
Nie jest to zwykłe Wydarzenie. Choćby ze względów logistycznych wymaga to specjalnego podejścia. Dla uczestników to szczególne spotkanie, które może być impulsem do inspiracji, wymianą doświadczeń, poznania ciekawych pomysłów które są standardem w innych, często odległych grupach geocacherów. Jest okazja do poznania geocacherów grających w znacznej odległości od nas i być może którzy zwracają uwagę na inne elementy gry niż my, zawiązują się nierzadko wtedy trwałe znajomości. Uczestnictwo w Mega wzmacnia społeczność oraz relacje pomiędzy graczami.
Organizatorzy Wydarzeń Mega są dobrymi gospodarzami, mającymi świetne relacje z innymi graczami, starają się stworzyć niezapomniane wrażenia dla uczestników. Każde Wydarzenie ma swój program i klimat, odmienny od innych Mega. Nie lada wyzwanie zatem mają organizatorzy by stworzyć unikalną imprezę zapadającą w pamięć, na którą uczestnicy będą chcieli w przyszłości powrócić.
Nowe wydarzenie może uzyskać status Mega o ile organizatorzy o to zawnioskują. Najpierw należy zarejestrować i opublikować zwykłe Wydarzenie a następnie poprosić o zmianę typu wydarzenia. Warunkiem umożliwiającym złożenie wniosku jest uzyskanie 300 wpisów chęci uczestnictwa oraz przekonanie, że na wydarzeniu pojawi się 500 osób. Formularz zgłoszeniowy można znaleźć tutaj: 2021 Mega-Event Application. Tryb wnioskowania dotyczy też wydarzeń cyklicznych, które w przeszłości uzyskały już status Mega. Wniosek musi zostać złożony co najmniej 8 tygodni przed planowanym terminem spotkania (najwcześniej 15 miesięcy przed).
Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku przez HQ zmieni się typ skrytki oraz nowa ikonka pojawi się w statystykach użytkownika rejestrującego. Pozytywna decyzja może zapaść nie później niż 4 tygodnie przed planowaną datą imprezy. Duże imprezy mogą być opublikowane już rok przed planowanym terminem. Zmiana typu wydarzenia ze zwykłego na Wydarzenie Mega następuje zawsze przed, nigdy po zakończeniu na którym „przez przypadek” okazało się że było ponad 500 uczestników. Organizator nie może wymuszać rejestracji chęci uczestnictwa od osób niezdecydowanych lub osób, które nie zamierzają w nim uczestniczyć. Sztucznie zawyżone liczby chęci uczestnictwa mogą zdyskwalifikować z uzyskania tytułu Mega.
Co jeszcze różni Wydarzenie Mega od zwykłego wydarzenia?
Duże wydarzenie posiada adres. O ile jest zorganizowane w budynku, np. hali to łatwo go określić. Jeśli nad brzegiem rzeki (np. czeskie Geoskorupki) to już wymaga pewnej kreatywności. Uczestnicy muszą odwiedzić jedno główne, wybrane miejsce. Nie będzie zatem mieć statusu Mega idea spotkań Flash, gdzie w jednym czasie na całym świecie uczestnicy spotykają się i wykonują ustaloną czynność.
Wydarzenia Mega zazwyczaj nie kończą się zbyt szybko. Minimalny czas aktywności to 4 godziny, ale wydarzenie powinno zmieścić się z konkretnym dniu kalendarzowym. Jeśli z odległych stron przyjeżdżają uczestnicy to zazwyczaj wiąże się to z ich noclegiem oraz zagospodarowaniem ich wolnego czasu. Zatem ze spotkaniem Mega mogą być powiązane Wydarzenia Towarzyszące. A cóż to takiego? Nic innego jak zwykłe wydarzenia, które odbywają się w przededniu lub w następnym dniu po dacie Mega o okolicy kordów Mega. Jeśli zorganizuje ten sam użytkownik, który organizuje Mega to nazywane są Oficjalnymi, w przeciwieństwie do Wydarzeń Nieoficjalnych organizowanych przez innych użytkowników. Do Mega może być dopuszczone jedno Wydarzenie Oficjalne tego samego dnia co Mega. Żeby wydarzenia dodatkowe nie przesłoniły głównego spotkania centrala postanowiła wprowadzić dodatkowe zasady. Np. CITO nie może być zorganizowane w tym samym miejscu i dniu co Mega. Wydarzenia Towarzyszące, niezależnie od liczny uczestników, nie otrzymają statusu drugiego Mega. Wydarzenia Mega nie powinny konkurować między sobą, dlatego planując termin na spotkanie należy wziąć pod uwagę inne już zarejestrowane tego typu spotkania na świecie.
Organizacja tak dużego wydarzenia musi być zgodna z obowiązującymi lokalnymi przepisami dotyczącymi dużych imprez, w tym wytycznych dotyczących zdrowia. Nowością jest obowiązek dostarczenia do HQ pisemnego zezwolenia lokalnych władz na organizację imprezy w której w jednym miejscu i czasie spotka się zadeklarowana liczba osób. Przy czym priorytetem jest zdrowie geocacherów a nie wartość zorganizowanych spotkań w statystykach. Jeśli okoliczności nie są sprzyjające HQ zaleca przesunięcie wydarzenia na lepsze czasy.
To wszystko musi dużo kosztować.
Z pewnością, zapewnienie tak dużej liczbie uczestników bezpieczeństwa oraz atrakcyjnego programu nie jest tanie. Rodzi to potrzebę uzyskania wsparcia ze strony sponsorów lub współfinansowania kosztów uczestnictwa przez samych geocacherów. Należy jednak pamiętać, że sponsorowanie przez podmioty zewnętrzne też ma swoje ograniczenia. Nazwa Wydarzenia ale też listing nie może odnosić się do sponsora, nie może też zmienić przedmiotu spotkania na inne niż spotkanie związane z Geocachingiem. Nie mogą być sponsorami inne konkurencyjne firmy oferujące grę opartą na współrzędnych GPS.
Centrala HQ jest skłonna do przekazania „pakietu sponsorowanego” w skład której wchodzi unikalna pamiątka do profilu dla Wydarzenia Mega, pula kodów dla Przedmiotów Podróżnych, banery z logo Geocaching czy wizytę kostiumu maskotki „Signal the Frog”. Informacje o wszystkich przyszłych wydarzenia Mega publikowane są w biuletynie oraz na mapie. Nie są natomiast przyznawanie ciekawie wyglądające kody GC kesza.
Większość dużych spotkań organizowanych w Europie jest domyślnie płatna. Opłaty pokrywają jedynie część kosztów organizacyjnych, a nie generują zysku dla organizatorów. „Bilet wstępu” najczęściej zapewnia wstęp na teren imprezy oraz korzystanie z popularnych atrakcji przewidzianych w programie. Dodatkowo płatne mogą być inne komercyjne atrakcje (zwiedzanie obiektów turystycznych, udział w konkurencjach, pokaz technik). Poza Polską chyba tylko czeskie Mega Wydarzenia spośród imprez w Europie nie wprowadziły dotąd opcji bietowania. Niezależnie od powyższego zawsze istnieje opcja bezpłatna lub niskobudżetowa z dostępem do eventowego logbooka lub spotkań geocacherów.
Warto wspomnieć że słowo „Mega” w nazwie Wydarzenia jest zastrzeżone tylko do tych wydarzeń którym został przyznany status po pozytywnej weryfikacji zgłoszenia. Zwykłe spotkania nie mogą mieć w nazwie słowa „Mega”.
Typowe elementy Wydarzenia Mega:
- Chyba nieodłącznym motywem każdego wydarzenia Mega, oczywiście jeśli organizatorzy o to zadbają, jest obecność maskotki Geocachingu – zielonej żaby z antenką „Signal the Frog”.
- Często posiadają wydarzenia towarzyszące.
- Uczestnictwo w Mega nagradzane jest specjalną pamiątką do profilu uczestnika. Zdolności plastyczne organizatora są mile widziane i doceniane przez uczestników.
- Organizator może wystąpić o serię 10 eventowych skrytek Labolatoryjnych. Obecnie są one coraz bardziej popularne poza Wydarzeniami, ale jeszcze niedawno były dostępne wyłącznie podczas Wydarzeń Mega (Giga) lub w placówkach partnerskich HQ.
- Organizator może udostępnić specjalną pulę kodów trakowalnych do odkrycia przez użytkowników lub dla użytkowników – jako nagrody w przeprowadzonych konkursach.
- Niektóre Mega Wydarzenia posiadają specjalną stronę internetową dedykowaną imprezie gdzie można dużo szybciej dotrzeć do potrzebnej informacji logistycznej, organizacyjnej, formalnej, można też tam zarezerwować atrakcje z programu Wydarzenia.
- Duże wydarzenia często są odwiedzane przez lackey – pracowników centrali HQ którzy poznają lokalną społeczność ale też dzielą się z uczestnikami swoim doświadczeniem
- Znany program imprezy
- W okresie świętowania 20-lecia Geocachingu podczas spotkania można zalogować unikalną w skali świata – Skrytkę Nieumiejscowioną
W praktyce
Pierwsze Wydarzenie Mega odbyło się w roku 2008 w Wielkiej Brytanii w Harrogate GC17W59 i uczestniczyło w nim 505 geocacherów.
Pierwsze Mega w Polsce odbyło się w roku 2013 w Górznie w województwie kujawsko-pomorskim. GC3YCP3. Od tego czasu Górzno zostało okrzyknięte geocachingową stolicą Polski. Rok później w Zabrzu odbyła się impreza geologiczna „earthcachowe mega”- pierwszy raz poza Ameryką – „CARBON – 1st European EarthCache Event” GC4XTZ2. W kopalni węgla kamiennego Guido. Te imprezy nie zebrały 500 uczestników, ale znacząco upowszechniły Geocaching w Polsce. Patronat nad następnym Wydarzeniem Mega objął Geocaching Małopolska organizując spotkanie w sercu Małopolski w roku 2017 GC6X15C oraz w roku 2018 GC7DDX9. Krakowskie Mega zapewniały oprócz serii Lab Cache aktywności pod dachem (wystawy geocoinów, drewniaków, fotografii, warsztaty geologiczne, wystawę skamieniałości, wykłady, gry i zabawy) jak również aktywności fizyczne , w tym Otwarte Mistrzostwa Polski w Geocachingu. oraz imprezy towarzyszące. W roku 2019 Wydarzenie Mega zorganizowało Stowarzyszenie Geocaching Warszawa GC7R4J5. Podczas imprezy były aktywne 4 serie Lab Cache i szereg aktywności, w tym Giełda xWG, prezentacje PiG oraz PNGS, Giełda Regionów, warsztaty rękodzieła, konkursy. Z aktywności ruchowych organizatorzy zapewnili możliwość specjalnego dostępu do ciekawych obiektów turystycznych oraz Otwarte Mistrzostwa Polski w Geocachingu. Kolejne Wydarzenie Mega odbędzie się nad Bałtykiem w Trójmieście GC8CBH8 o ile tylko pozwolą na to warunki sanitarne i epidemiologiczne. Serdecznie na nie zapraszamy!